社員は生成AIを何に使っているのか｜用途を把握する3つの方法

社員が生成AIを何に使っているのかを把握する方法は、大きく①アンケート・聞き取り、②APIキーや経路を用途ごとに分ける設計、③業務システム側の記録の3つです。「誰が・いくら使ったか」は利用量のデータで分かりますが、「何のために使ったか」は利用量のデータだけでは分かりません。3つの方法を組み合わせて、用途の全体像をつかみます。

用途を知りたい理由の多くは、費用に見合う使い方になっているか、効果の大きい使い方を他部署に広げられるか、を判断することです。この記事では、3つの方法の長所と限界、組み合わせ方、プロンプトの内容を扱うときの注意点を説明します。全体像は「生成AIの利用実態と用途を把握する 完全ガイド」を参照してください。

用途を把握する目的

目的によって、必要な細かさが違います。経営への報告なら「文書作成」「要約」「調べもの」程度の大まかな分類で足り、使い方の改善には業務単位の細かい分類が必要になります。

方法1: アンケート・聞き取り

設問の例

アンケートは、四半期に一度など定期的に行い、傾向の変化を見るのに向いています。部署ごとの聞き取りと組み合わせると、具体的な使い方の事例も集まります。

方法2: APIキーや経路を用途ごとに分ける設計

分け方の例

用途が決まっている業務ツールでは、この方法が最も確実です。キーの台帳に用途を記録しておけば、利用量のデータを用途別に集計できます。一方、社員が自由に使う汎用のチャットは、用途がキーに現れないため、他の方法で補います。

方法3: 業務システム側の記録

たとえば、文書管理システムの「要約する」ボタンと「翻訳する」ボタンの利用回数を記録すれば、要約と翻訳の利用の割合が分かります。プロンプトの内容を見ずに、機能の単位で用途が分かる方法です。

3つの方法の組み合わせ

方法2と3で「決まった用途」の利用を継続的に測り、方法1で汎用のチャットと全体の傾向を補うのが、現実的な組み合わせです。

プロンプトの内容を扱うときの注意

汎用のチャットの用途を正確に知るには、プロンプトの内容を見る方法もあります。ただし、次の点に注意が必要です。

内容を扱う場合は、目的・範囲・閲覧できる人・保存期間を決め、従業員に説明してから行います。考え方は「利用監視ツールと従業員プライバシー｜原文を見ない設計」も参照してください。

始めるときの進め方

把握した用途をどう使うか

用途の分類の作り方は「生成AIの用途分類の作り方｜業務カテゴリの設計」で説明しています。

よくある質問

Q. どの方法から始めるべきですか？ まずアンケートで全体の傾向をつかみ、次に用途が決まった業務ツールのキーを用途ごとに分けます。この2つで、多くの企業では用途の大まかな全体像が見えます。

Q. 汎用のチャットの用途を、内容を見ずに知る方法はありませんか？ アンケートや聞き取りで補うのが一般的です。内容を扱うツールを検討する場合は、原文がどこで処理・保存されるかを必ず確認し、社内規程と従業員への説明を整えてから導入します。

まとめ

• 社員の生成AIの用途は、アンケート・聞き取り、キーや経路を用途ごとに分ける設計、業務システム側の記録の3つで把握する
• 用途が決まった業務ツールはキーの分け方で、自社システムは機能の記録で、汎用のチャットはアンケートで補う
• プロンプトの内容を扱う場合は、機密情報・外部への送信・プライバシー・規程に注意する
• 把握した用途は、費用と効果の比較、横展開、モデルの見直し、ガイドラインの改善に使う

ManageAIは、APIキー・部署・利用者別に利用量と費用を可視化し、キーを用途ごとに分けていれば用途別の費用も確認できます。また、プロンプト原文を貴社環境の外に一切出さずに、用途別の利用状況を統計として可視化する機能を提供予定です（特許出願中）。モニター企業を募集中です。

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