生成AIの用途分類の作り方｜業務カテゴリの設計

生成AIの用途分類は、目的を決めてから、大分類（作業の種類）と中分類（業務）の2階層で作ると、集計にも改善にも使える形になります。大分類は「文章の作成」「要約」「調べもの」など、どの部署にも共通する作業の種類で揃え、中分類は「議事録」「提案書」「社内の問い合わせ回答」など、自社の業務に合わせて定義します。

分類は、一度作って終わりではありません。「その他」が増えたら分類を見直し、目的に使える形を保ちます。この記事では、分類の目的の決め方、2階層の設計、カテゴリの例、粒度の決め方、運用の方法を説明します。用途を把握する方法は「社員は生成AIを何に使っているのか｜用途を把握する3つの方法」、全体像は「生成AIの利用実態と用途を把握する 完全ガイド」を参照してください。

分類の目的を先に決める

目的が決まらないまま分類を作ると、細かすぎて使われないか、粗すぎて判断に使えない分類になります。最初は経営への報告と効果の測定を目的にし、必要に応じて広げるのが現実的です。

2階層で設計する

大分類の例

中分類の例

大分類を全社で揃えておくと、部署をまたいだ比較と、経営への報告がしやすくなります。中分類は部署ごとに違ってかまいません。ただし、同じ業務を部署ごとに別の名前で呼んでいると比較できなくなるため、よく使われる中分類（議事録・提案書など）は名前を揃えておきます。

粒度の決め方

目安は、「その分類ごとに、何かを判断するか」です。判断に使わない細かい分類は、作っても手間が増えるだけです。たとえば、効果を測る業務だけを中分類にし、それ以外は大分類に留める、という作り方もできます。

分類を運用する

分類を付ける単位

分類を付ける単位を決めておくと、利用量のデータと用途を結び付けられます。キーの台帳に用途の分類を持たせておけば、キー別の費用を用途別に集計できます。

分類の定義書の例

分類を運用するときは、次のような定義書を作り、迷ったときに参照できるようにします。

「含まないもの」と振り分け先を書いておくと、担当者によって分類が揺れにくくなります。

部署ごとの中分類の作り方

1. 部署の窓口に、生成AIを使っている業務を挙げてもらう
2. 挙がった業務を大分類に振り分ける
3. 効果を測りたい業務・費用の大きい業務だけを中分類にする
4. 残りは大分類のみで扱う
5. 半年後に、中分類の追加・統合を見直す

用途分類を費用と効果の分析に使う

用途別の費用と効果を並べると、「費用が大きいのに効果が小さい用途」「費用は小さいのに効果が大きい用途」が分かり、投資と見直しの判断に使えます。

よくある失敗

よくある質問

Q. 分類の数はいくつが適切ですか？ 大分類は5〜8個程度、中分類は判断に使う業務だけに絞るのが目安です。数が多すぎると分類が揺れ、集計の意味が薄れます。

Q. 汎用のチャットの利用は、どう分類しますか？ 汎用のチャットは、キーや機能で用途を分けられないため、アンケートで大分類ごとの割合を聞いて補うのが一般的です。用途が決まってきた使い方は、専用の業務ツールに切り出してキーを分けると、継続的に測れるようになります。

まとめ

• 用途分類は、目的を決めてから、大分類（作業の種類）と中分類（業務）の2階層で作る
• 大分類は全社で揃え、中分類は判断に使う業務だけを部署に合わせて定義する
• 分類を付ける単位（キー・業務システムの機能・アンケート）を決め、利用量のデータと結び付ける
• 「その他」を監視し、定義の文書と定期的な見直しで、使える分類を保つ

ManageAIは、APIキー・部署・利用者別の費用を可視化し、キーの台帳に用途を対応付ければ用途別の費用も確認できます。また、プロンプト原文を貴社環境の外に一切出さずに、用途別の利用状況を統計として可視化する機能を提供予定です（特許出願中）。モニター企業を募集中です。

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